Kế toán & tình huống pháp lý – Phần 7

Hợp đồng dân sự được kết cấu thành 4 phần cơ bản và phần phụ lục hoặc phần sửa đổi, bổ sung hợp đồng (nếu có).

1. Phần mở đầu:

Phần mở đầu là một phần của hợp đồng (tùy thuộc vào loại hợp đồng mà các bên soạn thảo hợp đồng cho phù hợp). Phần mở đầu có các nội dung sau:

• Quốc hiệu;
• Số và ký hiệu của hợp đồng;
• Tên hợp đồng;
• Những căn cứ pháp lý xác lập hợp đồng;
• Địa điểm, thời điểm ký hợp đồng.

2. Phần thông tin về chủ thể hợp đồng:

• Tên chủ thể ký kết hợp đồng: nếu chủ thể là cá nhân thì cần ghi đầy đủ họ, tên theo Giấy chứng minh nhân dân, ngày, tháng, năm sinh, số chứng minh nhân dân (trong thực tế sẽ ghi thêm ngày cấp & nơi cấp CMND để phục vụ việc khai báo thuế thu nhập cá nhân nếu có). Nếu chủ thể là pháp nhân thì cần ghi đúng tên trong giấy phép thành lập hợp pháp của chủ thể, người đại diện theo pháp luật của chủ thể hoặc người đại diện theo ủy quyền.
• Địa chỉ của chủ thể hợp đồng: nếu chủ thể là cá nhân có nơi cư trú khác với nơi đăng ký hộ khẩu thường trú thì cần phải ghi đủ cả hai nơi. Nếu chủ thể là pháp nhân thì cần ghi địa chỉ trụ sở chính của pháp nhân. Ghi rõ số nhà, đường phố, xóm ấp, phường, xă, quận, huyện, tỉnh, thành phố.
• Điện thoại, telex, fax, email, website: việc ghi điện thoại, telex, fax, email, website sẽ giúp các bên trao đổi thông tin nhanh chóng hơn, giảm bớt chi phí đi lại, trừ những trường hợp cần thiết.
• Người đại diện ký kết hợp đồng: đây là một trong những nội dung quan trọng của hợp đồng. Nó liên quan đến tính hiệu lực của hợp đồng bởi người này phải là người có thẩm quyền ký kết hợp đồng. Pháp luật hiện hành quy định mỗi bên chỉ cần một đại diện hợp pháp ký kết hợp đồng. Đó có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền. Trong trường hợp người được ủy quyền ký kết hợp đồng thì phải ghi rõ thời gian ủy quyền, chức vụ của người ký giấy ủy quyền, số giấy ủy quyền.

3. Nội dung của hợp đồng (các điều khoản của hợp đồng): nội dung của hợp đồng là tổng hợp các quyền và nghĩa vụ của các bên chủ thể hợp đồng. Thông thường có 3 loại điều khoản:

3.1 Điều khoản thông thường:

Là những điều khoản được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật. Những nội dung này các bên có thể đưa vào hợp đồng nhằm khẳng định lại hoặc tăng tầm quan trọng của nó hoặc cụ thế hóa nhưng không được trái quy định của pháp luật.

Đối với điều khoản thông thường, cần lưu ý quy định về phạt vi phạm hợp đồng vì theo quy định của pháp luật dân sự và thương mại thì các bên chỉ có thể áp dụng phạt vi phạm hợp đồng khi trong hợp đồng có điều khoản thỏa thuận về vấn đề này.

3.2 Điều khoản chủ yếu (cơ bản): là những điều khoản căn bản nhất của hợp đồng nên bắt buộc các bên phải thỏa thuận ghi vào văn bản của hợp đồng. Điều 398 của Bộ luật dân sự năm 2015 quy định nội dung của hợp đồng cụ thể như sau:

1. Các bên trong hợp đồng có quyền thỏa thuận về nội dung trong hợp đồng.

2. Hợp đồng có thể có các nội dung sau đây: a) Đối tượng của hợp đồng; b) Số lượng, chất lượng; c) Giá, phương thức thanh toán; d) Thời hạn, địa điểm, phương thức thực hiện hợp đồng; đ) Quyền, nghĩa vụ của các bên; e) Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng; g) Phương thức giải quyết tranh chấp

3.3 Điều khoản tùy nghi: là những điều khoản do các bên tự thỏa thuận với nhau khi chưa có quy định của pháp luật hoặc đã có quy định của pháp luật nhưng các bên chưa được phép vận dụng linh hoạt vào hoàn cảnh thực tế của các bên mà không trái với pháp luật.

4. Phần ký kết hợp đồng:
- Số lượng bản hợp đồng cần ký kết: căn cứ vào nhu cầu của các bên ký kết hợp đồng mà thỏa thuận số lượng bản hợp đồng cho phù hợp. Điều quan trọng là các bản hợp đồng phải đảm bảo nội dung giống nhau và có giá trị pháp như nhau.

- Chữ ký của các bên: mỗi bên chỉ cần một người ký vào hợp đồng, người đó là đại diện hợp pháp của các bên ghi trong phần "thông tin về chủ thể hợp đồng". Chữ ký nháy vào từng trang không có giá trị pháp lý mà chỉ có chữ ký vào phần "các bên giao kết hợp đồng" hay "chủ thể ký kết hợp đồng" thì hợp đồng mới coi như được giao kết.
- Đóng dấu của các bên: thông thường hợp đồng ký kết giữa các bên sẽ có dấu đóng lên trên chữ ký của đại diện ký kết hợp đồng & dấu của đơn vị được đóng trùm lên phần chữ ký. Việc đóng dấu giáp lai giữa các trang của hợp đồng là việc làm cần thiết để bảo đảm hợp đồng không bị làm giả hay bị thay thế một số trang.

Nếu hợp đồng mà thiếu một trong các phần trên thì không gọi đó là hợp đồng và không có giá trị pháp lý để thi hành.

5. Phụ lục hợp đồng và các văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng:

Phụ lục hợp đồng: đây là văn bản phụ và không tách rời với hợp đồng chính, việc lập văn bản phụ lục hợp đồng được áp dụng trong trường hợp các bên chủ thể hợp đồng cần chi tiết và cụ thể hóa các điều khoản hợp đồng mà trong hợp đồng (gốc/chính) không thể hoặc không nên ghi chi tiết, cụ thể.

Nguyên tắc chung là phụ lục hợp đồng được ký kết cùng thời điểm với hợp đồng và nội dung của phụ lục không được trái với hợp đồng.

Văn bản điều chỉnh hợp đồng: trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên có thể thỏa thuận xác lập văn bản để bổ sung hoặc sửa đối những điều khoản của hợp đồng đã ký kết như: thay đổi, bổ sung nội dung các điều khoản của hợp đồng đang thực hiện cho phù hợp với điều kiện thực tế của các bên.

Văn bản điều chỉnh hợp đồng là một bộ phận của hợp đồng và có giá trị pháp lý như hợp đồng.